Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für einen Auftrag

Zu einem Auftrag gehören ein Auftraggeber, der den Auftrag verantwortet und ein Auftragnehmer, der mit der Ausführung des Auftrages beauftragt wird. Hier ist die Rede vom Auftrag zum Projektmanagement für Projekte, also nicht vom Projektauftrag.

Ein Auftrag ist ein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Diese Vereinbarung ist nicht formpflichtig, sondern kann auch stillschweigend oder durch schlüssiges Handeln zustande kommen. Wird der Auftrag nicht dokumentiert, kann es rasch zum Auseinandersetzungen darüber kommen, was tatsächlich beauftragt wurde. Ferner können Fehlinterpretationen aller Art auftreten.

Zurück zur Bezeichnung "Projektleiter" im Sinne eines Auftrages:

Entscheidend ist, ob der Auftraggeber den Auftrag für das Projektmanagement aufgrund seiner Zuständigkeiten, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen überhaupt geben konnte. Überschreitet der Auftraggeber beim Projektauftrag seine Grenzen, ändert dies nichts an der Verpflichtung des Auftragnehmers, den Auftrag zu erfüllen, wenn er ihn angenommen hat bzw. annehmen musste, weil er z.B. in einem Unterordnungsverhältnis steht.

Der Auftragnehmer ist nur für die Erfüllung des erteilten Auftrags verantwortlich. Umfasst der Auftrag die volle Verantwortung für die Leitung des gesamten Projektmanagements, entspricht er der Bezeichnung "Projektleiter", wie ihn die VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie verwendet. Der Auftragnehmer (Projektleiter) ist nicht dafür verantwortlich, ob der Auftrag sinnvoll ist (hierfür ist der Auftraggeber / Projektauftraggeber verantwortlich), sondern lediglich für die ordnungsgemäße Erfüllung des erteilten Auftrages.

Der Auftrag "Projektleiter" kann umfassen:

1. das Projektmanagement als Ganzes
2. die Wahrung bzw. Durchsetzung bestimmter Interessen im Projekt oder im Projektmanagement
3. die Einbringung der Erfahrungen und des Expertenwissens in das Projekt und in das Projektmanagement
4. die Erfüllung bestimmter Funktionen
5. die Erfüllung bestimmter Rollen
6. die Einhaltung bestimmter Parameter (Zeit, Geld)
7. die Erreichung bestimmter Ergebnisse oder Zustände zu einem bestimmten Zeitpunkt
8. die Einbeziehung oder der Ausschluss bestimmter Personen oder Organisationen
9. die Erfüllung bestimmter Kriterien (Qualität, Design, Funktionalitäten der Projektergebnisse)
10. die Wahrung von Grenzen, des Rahmens und der Bedingungen die der Auftraggeber setzt.

Die Aufzählung stellt nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten dar.

Hinweise für "Projektleiter als Auftrag":

Personen, die als "Projektleiter als Auftrag" durchführen, stehen in der Regel in einer besonderen Vertrauensbeziehung zum Auftraggeber. Diese Vertrauensbeziehung kann aufgrund des Arbeitsverhältnisses entstanden sein, durch Maßnahmen der Personalauswahl / Eignungsdiagnostik, durch Empfehlungen, durch Zeugnisse, durch Nachweise von entsprechenden Leistungen in anderen Projekten z. B. durch einen HCPM-Pass, durch persönliche Erfahrungen in der Zusammenarbeit oder anderem mehr.

Oftmals besteht die Annahme, dass Vertrauen auch einer Organisation entgegengebracht werden könne. Die Projektleitung ist jedoch eine persönliche Leistung, die also nur von Personen erbracht werden kann. Ebenso ist Vertrauen ist eine personale Angelegenheit, was bedeutet, dass es immer nur die Personen sind, denen Vertrauen entgegengebracht werden kann. Wenn das Vertrauen einer Organisation gegenüber entstehen soll, benötigt es die Transparenz darüber, ob die als vertrauenswürdig eingeschätzte Organisation im Binnenbereich die verantwortlichen, entscheidenden und leistenden Personen, die für die Organisation nach Außen in Erscheinung treten, nach jenen Grundsätzen auswählt und beauftragt, die auch gelten würden, wenn die Personen direkt ausgewählt und beauftragt würden.

Typische Dienstleistungen für "Projektleiter als Auftrag" sind die juristische Beratung, die Eignungsdiagnostik, Personalauswahlverfahren, Konfliktmanagement, Methodentraining, fachliche Beratung und Prozessberatung.

Wenn die "Projektleitung" als Auftrag erteilt werden soll, richtet sich der Auftraggeber für den Auftrag oft nach den Antworten auf folgende Frage:

"Welche Person wird am wahrscheinlichsten den zu erteilenden Auftrag nach bestem Wissen und Gewissen so ausführen, dass MEINE Ziele und erwünschten Ergebnisse mit den bereitgestellten Mitteln erreicht werden?"

Die Leistungen der Person "Projektleiter im Auftrag" werden in der Regel danach bewertet, ob das Tun und Unterlassen sowie die Entscheidungen dem erteilten Auftrag angemessen waren. Wenn Ja, wird die Person als kompetent und zuverlässig sowie als vertrauenswürdig angesehen. Wenn Nein, wird die Person als überfordert, unzureichend qualifiziert und / oder als unzuverlässig oder wenig vertrauenswürdig eingeschätzt. Die Einschätzungen gelten nicht nur für künftige Projekte, sondern meist generell.

Hinweise für die Projektpraxis:

Wird der Auftrag vereinbarungsgemäß erfüllt, geschieht meistens nichts: Die Leistungen der Person als "Projektleiter im Auftrag" erscheinen als normal.

Entsprechen die Leistungen oder die Ergebnisse nicht dem Auftrag, treten Störungen auf oder wird die Auftragserfüllung nicht mehr möglich oder zumindest gefährdet, wird der Auftrag, der Auftraggeber, der Auftragnehmer und die Art und Weise der Auftragserfüllung auffällig.

Treten Personen für Projekten gegenüber Dritten auf, sind diese manchmal gut beraten, die Legitimation zu hinterfragen. Handeln und Verhalten nach Anscheins- und Duldungsvollmachten können verdecken, dass keine oder andere oder unzureichende Aufträge vorliegen. Und es kann auch erkannt werden, wenn eine Person nicht oder nicht mehr in der Lage ist, die zur Auftragserfüllung erforderlichen Ressourcen bereitzustellen oder zu bezahlen.

Unklare Aufträge für das Projektmanagement sind eine unerschöpfliche Quelle für Projektrisiken aller Art.