Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für eine Dienstleistung

Jede Dienstleistung, die in und für Personen und Organisationen erbracht werden können, kann auch in einem Projekt notwendig oder zumindest zweckmäßig werden. Wie im sonstigen Leben, können zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Orten die weitere Existenz von einer Dienstleistung abhängen, besser: von der Art und Weise und Qualität, wie sie von der dienenden Person bzw. Organisation durchgeführt wird: Das Leben des Patienten ist auf dem Operationstisch von den Entscheidungen und Handlungen (= Dienstleistungen) des Chirurgen (= dienenden Person) abhängig.

Umgangssprachlich werden viele Dienstleistungen als "Projekt" und die Dienste leistenden Personen als "Projektleiter" bezeichnet. Das ist verständlich, da in der Regel für die Dienstleistung selbst bestimmte Rahmenbedingungen zu schaffen sind, damit sie überhaupt erfolgen kann und die Dienste auch in der notwendigen professionellen Art und Weise durchgeführt werden können. In einigen Projekten dominieren einzelne Dienste derart, dass für den Entscheidungs- und Handlungsspielraum des tatsächlichen Projektleiters kaum mehr Freiräume bestehen (können).

Dienstleistungen, die Dienstleistungen für das Projektmanagement sind, aber nicht selbst das Projektmanagement umfassen, sind z.B. das Controlling, die Qualitätssicherung, die Beschaffung, die Logistik, die Koordination von Terminen, die Ressourcenverwaltung, die Abrechnung, die Budgetierung, die Dokumentation, die IT, die Datenerfassung, das Datenmanagement, die Bereitstellung und Sicherung der Einsatzbereitschaft und Kompatibilität von Hard- und Software, der Datenschutz, die Programmierungen, die Tests, das Informationsmanagement, das Vertragsmanagement, das Dokumentenmanagement, Beratungen, Moderationen, die Personaleinsatzplanung, und anderes mehr. Typisch für solche Funktionen ist, dass sie an Dritte delegiert werden können, die meist auf den jeweiligen Gebieten über die notwendigen Instrumente und die Erfahrungen verfügen. Die Verantwortlichen für die beauftragten bzw. delegierten Dienste nennen sich umgangssprachlich oft ebenfalls "Projektleiter", obwohl ihre Verantwortung sich "nur" auf die Dienstleistung beschränkt.

Projektleitung kann selbst auch "nur" eine Dienstleistung sein. Das kann z.B. dann zutreffen, wenn der Projektleiter lediglich "die rechte Hand" jener Person spielt, die für das Projekt die Entscheidungen trifft und die Verantwortungen trägt. Diese Form des Projektmanagements als Dienstleistung wird oft als Projektoffice, Projektbüro, Projektservice, PMU Projektmanagementunterstützung oder ähnlich bezeichnet.

Hinweise für "Projektleiter als Dienstleister":

Der "Projektleiter als Dienstleister" ist für die professionelle Dienstleistung verantwortlich. Er erhält seine Aufträge oft vom tatsächlichen Projektleiter, mit dem die Konditionen ausgehandelt oder von dem sie festgelegt werden.

Als Dienstleister muss insbesondere sichergestellt werden, das die gewünschten Dienste auch an jenen Orten, zu jenen Zeiten und mit den erforderlichen Betroffenen und Beteiligten erbracht werden, damit die Dienste für das Projekt und das Projektmanagement auch die erwarteten Beiträge ermöglichen.

"Projektleiter als Dienstleister" leben ständig mit dem Risiko, dass sie sich plötzlich in der Gesamtverantwortung für das Projekt und das Projektmanagement wiederfinden. Das kann geschehen, wenn der tatsächliche Projektleiter noch gar nicht bestimmt ist, ausfällt oder das übertragene Mandat nicht ausführen will, kann oder soll.

Typische Dienstleistungen für "Projektleiter als Dienstleister" sind die Fach- und Methodenberatung, die Unterstützung bei der Planung und Kalkulation, den Verträgen und Vereinbarungen, dem Schnittstellenmanagement zwischen den Dienstleistern, dem Projekt und dem sonstigen Betriebsgeschehen.

Hinweise für die Projektpraxis:

Die Leistungen der Dienstleister werden in der Regel bestellt, vereinbart und bezahlt. Die Kosten und der Nutzen der Dienstleistungen für Projekte und für das Projektmanagement sind entsprechend zu kalkulieren.

Manchmal wird auch der Inhalt der Dienstleistung und die Art und Weise festgelegt, wie sie zu erbringen ist. Das ist bei Projekten stets zu empfehlen, denn in vielen Fällen sind die projektspezifischen Anforderungen an die Dienstleistungen andere als jene, die die Dienstleister standardmäßig anbieten. Das gilt auch und insbesondere für die Tools, für Methoden und Verfahren.