Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für eine Funktion

Eine Funktion wird hier verstanden als Beitrag, die von einer bestimmten Person zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Art und Weise zu erbringen ist. Wird die Funktion angemessen und so erfüllt, wie es der aktuelle Prozessstand erfordert, läuft der Prozess reibungslos weiter. Wird die Funktion nicht erfüllt oder schlecht erfüllt, treten mitunter sofort mehr oder weniger auffällige Störungen auf oder es ergeben sich Veränderungen, die in der Folge zum Zusammenbruch des Prozesses führen oder den gesamten Projekterfolg erheblich gefährden oder gar unmöglich machen können.

In einem Projekt kann eine Person - ohne Projektleiter im Sinne der Definition von Projektleiter für die VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie zu sein -, folgende Funktionen übernehmen dürfen, wollen, sollen oder müssen bzw. die "Projektleitung" kann sich auf folgende Funktionen beschränken:

1. Funktionen für Beteiligte
   1. Funktionen für Auftraggeber
   2. Funktionen für Risikoträger
   3. Funktionen für Partner
   4. Funktionen für Auftragnehmer
   5. Funktionen für verantwortliche Entscheider
      
2. Funktionen innerhalb des Projektes
   1. Planung.
   2. Qualitätsmanagement
   3. Risikomanagement
   4. Controlling
   5. Moderation
   6. Koordination
   7. "Mädchen für Alles"
   8. Methodenexperte
   9. Informationsmanager
   10. Datenmanager, Datenaufbereiter, "Folienmacher für Power Point"
   11. Entscheidungsvorbereiter

Die Aufzählung stellt nur eine kleine Auswahl dar.

Hinweise für "Projektleiter als Funktion":

Personen, die als "Projektleiter" nur "eine (Teil-)Funktion" einnehmen, sind oft Spezialisten auf dem entsprechenden Gebiet. Es sind ihre Erfahrungen, Qualifikationen und die Feldkenntnisse, die ausschlaggebend für die Personalauswahl ausschlaggebend sind.

Typische Dienstleistungen für Personen, die "Projektleiter als Funktion" einnehmen, sind die methodische Beratung, die Prozessberatung, das Konfliktmanagement und die Planung des eigenen Beitrages zum richtigen Zeitpunkt, in der notwendigen und ausreichenden Art und Weise und bezüglich der Schaffung des Rahmens und der Bedingungen, die geforderten Funktionen auch in jener Art und Weise erbringen zu können, die dem Projekt und dem Projektmanagement angemessen sind.

Der "Auftrag für das Projektmanagement" ist bei der "Projektleitung als Funktion" meist auf die Funktion angepasst, d.h. reduziert bzw. spezialisiert. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für das Projekt und das Projektmanagement sind auf die erwartete Funktion zugeschnitten. Will die beauftragte Person ihre Funktion erweitern, wird dies als Kompetenzüberschreitung bzw. Einmischung in die Zuständigkeiten, Verantwortungsbereiche und Weisungsbefugnisse Dritter angesehen - und entsprechend geahndet.

Der "Auftrag" wird oft auch "stillschweigend" bzw. durch schlüssiges Handeln erteilt: Eine Person, die einem bestimmten Funktionsbereich zugehört (z.B. Einkauf), wird in das Projekt einbezogen. Damit ist sehr oft die Erwartung verbunden, dass diese Person die Beschaffungsfunktionen für das Projekt und das Projektmanagement erfüllt, ohne dass es dafür einen besonderen Auftrag oder spezielle Regelungen gibt. Wird einer Person der "Auftrag für das Projektmanagement" vom Risikoträger des Projekts erteilt, ist damit die Erwartung verbunden, dass die Person das Projektmanagement so gestaltet, dass das Risiko für den Risikoträger gering bleibt, d. h. dass die Person diese Funktion erfüllt. Besondere formelle Regelungen erfolgen meist nicht.

Erfüllt die Person ihre Funktion, wird sie als fachkompetent und loyal empfunden. Bei der Personalauswahl werden jene Personen bevorzugt, die aufgrund ihrer Qualifikationen und ihrer formalen Zuständigkeiten am ehesten erwarten lassen, dass die erwünschte Funktion erfüllen (können und werden).

Sind bestimmte Funktionen für ein Projekt unerwünscht, werden Personen, die von ihrer Zuständigkeit her die entsprechenden Funktionen "automatisch" übernehmen würden, vom Projekt ferngehalten, auf keinen Fall mit der "Projektleitung" beauftragt.

Hinweise für die Projektpraxis:

Es besteht das Risiko, dass eine einzige Funktion das gesamte Projektmanagement beherrscht: Das trifft dann zu, wenn das Projektmanagement nicht oder nicht mehr auf den umfassenden Projekterfolg ausgerichtet wird, sondern lediglich auf markante Ziele, die einer Teilfunktion entsprechen. Häufige Beispiele sind rigide Kostenziele oder bestimmte Qualitäten der Projektergebnisse oder die "richtige" Anwendung bevorzugter Methoden und Verfahren.

Die Leistungen der Personen, die "Projektleiter als Funktion" ausüben, werden oft danach bemessen, wie sie ihre Funktion ausgeübt haben, weniger danach, ob die Art und Weise der Beiträge zum Projektmanagement notwendig und angemessen waren. Für den Gesamterfolg eines Projekts bzw. für den Misserfolg wird eine Person nur dann verantwortlich gemacht, wenn die übertragene Funktion die Schlüsselfunktion für ein erfolgreiches Projektmanagement war. Insbesondere bei kleineren Projekten, die keine eigene Projektorganisation erfordern und deren Projektleitung als Zusatzaufgabe geleistet wird, kann dies zutreffen.

Personen, die eine "Projektleitung als Funktion" ansehen, lehnen in der Regel die Leitung von Projekten ab, die ein Projektmanagement erfordern, das sich nicht auf ihre Expertenfunktion beschränken lässt. Oder sie übernehmen die Projektleitung nur für jene Zeiträume, für welche ihre Expertenfunktion die ausschlaggebende für das temporäre Projektmanagement ist bzw. sein muss oder kann.

Wenn eine Funktion bereits mit einer bestimmten Person verbunden ist, kann diese oft nicht mehr oder nur mit erheblichem Aufwand durch eine andere ersetzt werden: Die im Projekt bzw. am Projektmanagement beteiligten und verantwortlichen Personen verlassen sich darauf, dass die erwartete Funktion erfüllt wird und organisieren sich entsprechend. Fällt die Person aus, die die Funktion erfüllen sollte, wird dies sehr häufig nicht oder erst zu spät gemerkt. Springt eine andere Person ein, kann sie aufgrund der Dynamik des aktuellen Projekts und der laufenden Prozesse nur selten die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen, um die benötigte Funktion für das Projekt und das Projektmanagement angemessen erbringen zu können. Es wird in solchen Fällen auch "nur" die bestmögliche Leistung erwartet, die der Person noch möglich ist, nicht mehr die "notwendige". Mängel in der Leistung für die Funktion führen nicht zu persönlichen Konsequenzen für die beauftragte Person, die die "Projektleitung als Funktion" ausübt.