Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für eine Hierarchiestufe

Nichts ist irriger als die Annahme, in Projekten oder im Projektmanagement bestände ein hierarchiefreier Raum. Hierarchie entlastet und sichert die Entscheidungsfähigkeit sowie die Verantwortung für die Entscheidungen und ihrer Folgen.

Die Bezeichnung "Projektleiter" kann eine solche Hierarchiestufe markieren: Alle untergeordneten Personen und Bereiche wissen damit, an wen sie sich zu wenden haben, alle übergeordneten Personen und Bereiche wissen, dass sie für das Tun und Unterlassen der ihnen untergeordneten Projektleiter die Verantwortung tragen. Alle gleichgeordneten Personen und Bereiche wissen, mit wem sie "auf Augenhöhe" verhandeln müssen, weil eine hierarchische Anordnung nicht möglich ist.

Typische Leistungen, die Personen in der Hierarchiestufe "Projektleiter" zu erbringen haben:

1. Führung des Projektteams,
2. Beauftragung von Unteraufträgen, Arbeitspaketen, Maßnahmen,
3. Abschluss von Vereinbarungen im Rahmen der übertragenen Kompetenzen (Vollmachten),
4. Treffen von Entscheidungen,
5. Rechenschaft und Verantwortung gegenüber Dritten für das Tun und Unterlassen der untergeordneten Personen und Bereiche,
6. Rechenschaft für die Beiträge und Ergebnisse der untergeordneten Personen und Organisationen,
7. Kontrollen des Tuns und Unterlassens, der Prozesse und der Arbeit der untergeordneten Personen und Organisationen,
8. Ergreifung von Sanktionen bei Fehlverhalten, Fehl-, Falsch- oder Minderleistungen der nachgeordneten Personen und Organisationen,
9. Bereitstellung der Arbeitsmittel und sonstigen Ressourcen für die untergeordneten Personen und Organisationen,
10. Herstellung der Arbeitsfähigkeit und von angemessenen Arbeitsbedingungen.

Die Aufzählung stellt nur eine kleine Auswahl dar. Die tatsächlich zu erbringenden Leistungen sind in jedem Projekt neu zu bestimmen.

Hinweise für "Projektleiter als Hierarchiestufe":

Die größte Herausforderung im Projektmanagement kann die Aufgabe sein, für den Projektleiter jene Hierarchiestufe zu erreichen, die notwendig und ausreichend ist, um all jenen die Weisungen geben zu können, die für das Projektmanagement und das Projekt notwendig sind. Meist wird zum Projektstart die Hierarchie zu niedrig angesetzt, was zur Folge hat, dass der Projektleiter rasch an Grenzen stößt, die er nicht mehr oder nur mit Taktik oder über aufwendige Abstimmungsprozesse oder über Wege über die Vorgesetzten überwinden kann. Eine (zu) niedrige Hierarchiestufe für den Projektleiter kann zweckmäßig sein, wenn sich die entscheidenden Personen die Weisungsrechte und die wesentlichen Entscheidungen vorbehalten wollen.

Die Hierarchiestufe kann auch zu hoch angesetzt werden. Der Projektleiter wird mit Vollmachten ausgestattet, für welche das Projekt keinen Anlass gibt: Wenn kein Projektteam vorhanden ist, gibt es auch Niemanden zu führen. Der Vergleich der Leistungen des Projektleiters in einer zu hoch eingestuften Hierarchie mit anderen Personen derselben Hierarchiestufe wertet die Leistungen des Projektleiters ab, häufig mit negativen Folgen für die jeweilige Person und das Projekt insgesamt, an dessen Ernsthaftigkeit dann rasch gezweifelt wird.

In größeren Projekten mit vollzeitlichen Projektmitarbeitern kann die disziplinarische Führung der Projektmitarbeiter dem Projektleiter für die Dauer der Zugehörigkeit der Projektmitarbeiter zum Projekt übertragen werden. In allen anderen Fällen teilt sich der Projektleiter - trotz der formalen Hierarchiestufe - die disziplinarische Führung mit den Heimatvorgesetzten der Projektmitarbeiter. Dazu sind klare Regeln und Spielregeln erforderlich, die allen Beteiligten transparent zu machen sind, damit der Projektleiter im Zweifelsfall seine Autorität behält und die Heimatvorgesetzten die allfälligen disziplinarischen Maßnahmen durchführen. Insbesondere sind Regelungen erforderlich für den Fall, in welchen die Anforderungen an die disziplinarische Führung im Projekt andere sind oder werden als im Heimatbereich der Projektmitarbeiter.

Typische Dienstleistungen für Projektleiter mit einer Hierarchiestufe sind die Organisationsberatung, Führungsberatung, Personalführung, Konfliktmanagement, Coaching und Unterstützung bei der Teamentwicklung und Herstellung und Erhaltung eines angemessenen Leistungsklimas.

Hinweise für die Projektpraxis:

Wenn keine klare Hierarchie besteht, ist rasch unklar, wer die Entscheidungen trifft und verantwortet. Die Forderung nach "Hierarchiefreiheit" zeigt sich oft als Idealisierung eines Teams, "in welchem alle gleichberechtigt wären". Falls dies zutreffen sollte, kann der Projektleiter nur eine Moderatorenfunktion übernehmen, aber keine Entscheidungen treffen und verantworten. Wenn der Auftrag zum Projektmanagement sich auf die Moderationsfunktion begrenzt, ist dies nicht zu beanstanden, in allen anderen Fällen ist eine wirksame Projektleitung kaum zu erwarten.

Nur wenn die höhere Hierarchie der Person "Projektleiter" anerkannt wird, können Weisungen auch durchgesetzt werden. Bei der Personalauswahl ist entscheidend, ob die Personen auf für die jeweilige Hierarchiestufe geeignet sind: Die Kriterien im Projektmanagement sollten hierbei weder höher noch niedriger angesetzt werden als bei der Auswahl von Personen, die in entsprechende Hierarchiestufen im übrigen Unternehmen befördert bzw. eingesetzt werden sollen. Die zeitliche Begrenzung des Projekts kann ein Übungs- und Bewährungsfeld darstellen, in welchem sich Kandidaten für höhere Hierarchiestufen üben und bewähren können. In solchen Fällen sollte die Praxisbegleitung der Kandidaten durch erfahrene Mentoren selbstverständlich sein.

Die Hierarchie kann formal organisiert sein und in einem entsprechenden Organigramm abgebildet werden. Sie kann auch informell entstehen.

Die Leistungen von Personen in der Hierarchiestufe "Projektleitung" werden daran gemessen, ob und wie es der Person gelingt, ein ausreichendes Leistungsklima zu erzeugen, zu erhalten und einzugreifen, wenn Verhaltensweisen von Einzelpersonen oder Vertretern von betroffenen oder beteiligten Bereichen das Leistungsklima gefährden. Zu den Leistungen gehören insbesondere die Führung der zugeordneten Mitarbeiter, die Beschaffung der für die Arbeitsfähigkeit erforderlichen Mittel und die konsequente Ziel- und Ergebnisorientierung bei allen Entscheidungen. Ferner sind die Einarbeitung der zugeordneten Mitarbeiter, deren Anleitung und Kontrolle wichtige persönliche Leistungen des Projektleiters.