Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für eine Position

Für das Projektmanagement erfolgentscheidend ist die Verortung (Positionierung) des Projektmanagements in der Organisation des Unternehmens. Ist das Projektmanagement "zu hoch aufgehängt", d.h. nahe von Personen mit hoher hierarchischer Position, können sich Türe und Tore für den Projektleiter in einer Art und Weise öffnen, dass seine Leistungen lediglich darin bestehen, rechtzeitig bei den richtigen Leuten mit den richtigen Anliegen anzuklopfen und auf die hohe Positionierung zu verweisen um zu erhalten, was benötigt wird. Ist das Projektmanagement "zu niedrig angesiedelt", bedeutet dies für den Projektleiter zumeist, dass er die hohe Kunst beherrschen muss, all jene Personen von den günstigen Entscheidungen für das Projekt und das Projektmanagement überzeugen zu können, die sie leichter fällen könnten und würden, wenn das Projektmanagement bzw. der Projektleiter angemessen positioniert wäre.

Die Position des Projektleiters wird in der Regel durch Zusätze zur Bezeichnung "Projektleiter" markiert. Üblich sind Zusätze, deren Symbolik als Marke für die Position den Betroffenen und Beteiligten ausreichend bekannt ist - oder aber spätestens im ersten Kontaktgespräch vermittelt wird.

Hinweise für "Projektleiter als Position":

Verfügt der Projektleiter bereits aufgrund einer hohen Positionierung des Projektmanagements über ausreichende Macht, um die Anliegen für das Projekt und das Projektmanagement durchzusetzen, sind dennoch klare Regeln über die tatsächlichen Weisungsbefugnisse und die Entscheidungskriterien dringend zu empfehlen. Zu schnell kann sich ein Verhaltensmuster ausbilden, in welchem der Projektleiter davon ausgeht, "im Sinne der Position" zu handeln, was fatal für die Person enden kann, wenn sich herausstellt, dass dies in einem entscheidenden Fall nicht zutreffen sollte. Wird auf klare Regeln verzichtet, führt dies häufig zu permanenten Rückversicherungen bei den Mächtigen: Der Projektleiter wird als wenig kompetent, als Person "mit wenig Rückgrad", als Schleimer oder als nützlicher Idiot betrachtet, der beliebig zu Machtzwecken eingesetzt werden kann.

Eine Königsdiziplin für Projektleiter in einer zu hohen Positionierung ist die Bescheidenheit, Verbindlichkeit und Demut, worunter die Bereitschaft zu dienen ohne Selbstnutz und Selbstzweck wesentlich erscheint.

Typische Dienstleistungen sind die Reflexion, Standortbestimmungen, Rollenberatungen und Beratungen der Interventionen.

Verfügt der Projektleiter aufgrund einer zu niedrigen Positionierung des Projektmanagements nicht über ein ausreichende Macht, können ihm die formalen Übertragungen von "höheren" Weisungsrechten nicht viel helfen, denn es ist und bleibt nicht üblich, "nach oben" Weisungen zu erteilen und Sanktionen vorzunehmen, wenn den Weisungen durch die hierarchisch höher angesiedelten Personen nicht gefolgt wird. Wenn die (zu) niedrige Position des Projektleiters dennoch beibehalten werden soll, sind im Projektmanagement organisatorische Maßnahmen vorzusehen, die die Auseinandersetzung mit den hierarchisch höher stehenden Personen ermöglichen, erzwingen und insbesondere die Entscheidungen für bzw. über das Projekt abfordern.

Die Königsdisziplinen für Projektleiter in einer zu niedrigen Positionierungen sind Strategie, Taktik, Überzeugungskraft, Bescheidenheit, Verschwiegenheit und Loyalität, Konfliktbereitschaft und Konfliktfähigkeit sowie konsequente Ziel- und Ergebnisorientierung bei auftretenden Widerständen.

Typische Dienstleistungen für Projektleiter in einer zu niedrigen Positionierung sind die Beratungen und Qualifizierungen in der Kunst der Überzeugung, der Selbstmotivation, der Konfliktführung, der Gruppendynamik und der Prozessgestaltung von sozialen Prozessen.

Probleme sind unvermeidlich, wenn ein Projekt bzw. der Projektleiter des Projektmanagements für das Projekt noch nicht in der Organisation verortet ist, oder noch nicht verortet werden kann, falsch verortet oder nicht mehr verortet ist. In der Phase der Projektentstehung kann lange unklar bleiben, wo das Projekt und das dazugehörige Projektmanagement an die Organisation angebunden bzw. eingebunden werden. Der verantwortliche Projektleiter schwebt gewissermaßen in der Organisation und kann leicht zum Spielball werden, ohne dass er eine Möglichkeit besitzt, dies zu ändern. Projekte werden häufig auch an der falschen Stelle bzw. bei den falschen Personen verortet. Aus einer falschen Verortung heraus lässt sich oft nicht die Kraft und Professionalität des Projektmanagements entwickeln, die dem Projekt angemessen wäre. Falsche Verortungen sind oft auch die Folge von Umstrukturierungen im Unternehmen: Prioritäten werden verändert, Organisationseinheiten neu gebildet und damit auch die Positionierungen der Projektleiter. Das kann zu Verbesserungen aber auch zu Verschlechterungen führen. Nicht selten werden Projekte und ihre Projektleiter bei Umstrukturierungen "heimatlos" und driften mitunter über mehr oder weniger lange Zeiträume hinweg nur schwach verbunden mit dem Unternehmensgefüge. In solchen Zeiträumen sind die erforderlichen Entscheidungen für und über das Projekt und das Projektmanagement oft nicht zu erreichen.

Hinweise für die Projektpraxis:

Die Leistungen von Projektleitern ergeben sich aus der Positionierung des Projektleiters und des Projektmanagements. Insbesondere bei Projekterfolgen kann genaues Hinschauen erforderlich werden, um festzustellen, welche Leistungen des Projektleiters erbracht wurden bzw. zu erbringen waren, um den Projekterfolg zu ermöglichen. Insbesondere dort, wo die Projektleitung zu hoch angesiedelt war. Sind die Projekterfolge nicht befriedigend, waren es mit Sicherheit auch die Leistungen des Projektleiters.

Andererseits sind Schwierigkeiten in Projekten bzw. im Projektmanagement danach zu untersuchen, ob diese auf Mängel in den Leistungen des Projektleiters liegen oder aber auf Ursachen und Umstände zurückzuführen sind, die dem Projektleiter schon deshalb nicht anzulasten sind, weil seine (zu) niedrige Positionierung ihm kaum andere Chancen bot. Die Leistungen des Projektleiters können darin bestanden haben, dass die Schwierigkeiten nicht noch größer waren und zumindest das gegebene Projektergebnis erreicht wurde. Das ist zu ermitteln und anzuerkennen.

Mit dem HCPM-Pass lassen sich die Leistungen des Projektleiters feststellen und auch bewerten, ob sie der jeweiligen Positionierung angemessen waren.