Begriffsdefinitionen und häufige Verständnisse von "Projektleiter"

"Projektleiter" als Bezeichnung für einen Verantwortungsbereich

Verantwortung kann nur dort entstehen, wo ein Entscheidungs-, Handlungs- und Gestaltungsspielraum besteht. (Für das persönliche Denken, Planen, Entscheiden, Handeln und Verhalten ist man immer selbst verantwortlich.)

Für Projekte (und nicht nur für Projekte) gilt: Wer nicht entscheiden, handeln und gestalten kann, kann auch keine Verantwortung für die Folgen von Entscheidungen, Tun und Unterlassen im Projekt und im Projektmanagement übernehmen. Die Verantwortung kann - je nach den Begrenzungen des Verantwortungsbereiches - z. B. erfassen und umfassen:

1. die Prozesse, d.h. die Verantwortung für das, was geschieht, was unterlassen, unterbunden und zugelassen wird,
2. die Ressourcen, d.h. die Verantwortung für das, womit etwas geschieht,
3. die Ergebnisse, d.h. die Verantwortung für die Folgen,
4. die Entscheidungen, d.h. die Verantwortung für die Steuerung, Regelung, Interventionen,
5. die Rahmenbedingungen, d.h. die Verantwortung für die Arbeitsfähigkeit, für das Leistungsklima,
6. die Nutzung der Chancen, d.h. die Schaffung, Wahrnehmung, Erkennung und Nutzung von günstigen Gelegenheiten,
7. die Abwehr von Risiken, d.h. die Beobachtung, Wahrnehmung, Erkennung von Signalen für mögliche Störungen und für die geeigneten Maßnahmen, um die Störungen zu vermeiden, gering zu halten oder zu überwinden,
8. die Einhaltung eines bestimmten Rahmens und von bestimmten Bedingungen, d.h. die Beachtung von Begrenzungen wie z.B. Kosten, Zeiten, Terminen,
9. die Ausführung, d.h. die Erledigung von erteilten (Einzel-)Aufträgen im Rahmen der Projektleitung.

Die Aufzählung enthält nur einige wesentliche Beispiele.

Wer verantwortlich ist, schuldet die entsprechenden Entscheidungen, Maßnahmen und Leistungen, die notwendig und ausreichend sind, um den übertragenen und zu verantwortenden Bereich auszufüllen. Die Schuld besteht gegenüber jenen, die den Verantwortungsbereich übertragen haben. Über die Entscheidungen, Maßnahmen und Leistungen ist Rechenschaft abzulegen. Für Unterlassungen, Fehler, Dilettantismus, Minderleistungen und Falschleistungen aber auch für verschwendete Ressourcen und unerwünschte Folgelasten können Haftungen und Schadensersatzverpflichtungen entstehen.

Hinweise für "Projektleiter für einen Verantwortungsbereich":

Projektleiter sollten sich unbedingt darüber verlässigen, welche persönlichen Risiken und Haftungen sie mit einer Projektleitung eingehen.

Die manchmal anzutreffende Zusage von Vorgesetzten, Sponsoren und mächtigen Freunden, im Zweifelsfall voll hinter der Person des Projektleiters zu stehen, zerbröckelt meist schnell, wenn damit verbunden ist, für die nicht mehr auszuschließenden oder bereits entstandenen Risiken einstehen zu müssen. Fatal sind ebenso die Selbstüberschätzungen der Projektleiter, häufig genährt durch die Annahme, bereits ähnliche Projekte erfolgreich geleitet zu haben mit der Folge, dass sie die tatsächlichen Anforderungen an das Projektmanagement des Projekts und damit an die Person des Projektleiters nicht mehr genügend prüfen.

Sorgfältiges Hinsehen ist insbesondere bezüglich der Frage notwendig, welche Art und Weise von Unterstützungen der Projektleiter für sein Projektmanagement benötigt. Niemand kann vorgeworfen werden, dass in seiner bisherigen Sozialisation bestimmte Schwierigkeiten und Herausforderungen noch nie auftraten und zu meistern waren. In Projekten ist es normal, dass Schwierigkeiten und Herausforderungen auftreten können, für welche die Erfahrungen fehlen oder für welche noch keine erfolgversprechenden Lösungsmuster bestehen. Mit dem HCPM-Pass können die erwartbaren Neuerungen erkannt und die Art und Weise der notwendigen Unterstützungen bzw. die Regeln und Spielregeln geklärt werden, wenn die Schwierigkeiten tatsächlich auftauchen sollten.

Es ist ein Zeichen der Kompetenz einer Person, wenn sie ihre eigenen Grenzen beachtet und geeignete Maßnahmen ergreift, sie zu erweitern und dazu den notwendigen Schutz besorgt. Großmäuler, Hasardeure, leichtsinnige und unreife Personen verzichten darauf und bringen sich, das Projekt und andere in manchmal unverantwortlicher Art und Weise in vermeidbare Gefahren.

Hinweise für die Projektpraxis:

Wer eine Person mit einer Projektleitung sucht, sollte insbesondere darauf achten, ob die Person bereit und in der Lage ist, die Verantwortung für jene Entscheidungen, Maßnahmen und Leistungen und deren Folgen zu übernehmen, die sich im Verlaufe des Projekts ergeben können. Die Risiken können schnell die persönlichen Verhältnisse der Person überschreiten. In solchen Fällen ist zu klären, ob die Organisation, welcher der Projektleiter angehört, diese Risiken übernehmen will und kann. Entsprechende Vereinbarungen sind schriftlich zu fassen.

Die Gretchenfrage ist, wer für Inkompetenz des Projektleiters haftet. Insbesondere dann, wenn die Inkompetenz bei der Übertragung der Projektleitung hätte erkannt werden können oder müssen. Ferner ist die Haftung für die Folgen der Organisationen zu klären, wenn diese inkompetente Personen, d.h. nicht ausreichend kompetente Personen für die Projektleitung einsetzen und die Ziele und Ergebnisse aufgrund von Fehlleistungen, Minderleistungen, Falschleistungen oder Nichtleistungen der eingesetzten Personen verfehlt werden.

Hilfen und Vorlagen für die Stellenbeschreibungen

Entwurf eines Berufsbildes "Projektkaufmann/-frau (EU) als Grundlage für Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen

Mit dem HCPM-Pass bzw. dem HCPM-Prozess können generelle und spezielle Anforderungen sowie Unterstützungsbedarfe und die Art und Weise von notwendigen Kontrollen und Überwachungen des Projektmanagements und insbesondere des Projektleiters rechtzeitig erkannt und in die Vereinbarungen sowie in den Prozess des Projektmanagements eingebunden werden.