Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier
Verwaltung HCPM-Pass (Kompetenzpass im Projektmanagement).
Leitfragen:
- Wo lagern die Dokumente?
- Wer verwaltet die Dokumente?
- Wer kann Auskunft geben?
- Wer ist der aktuelle Eigner des jeweiligen Dokuments?
Es ist sicherzustellen, dass die Antworten jederzeit klar und eindeutig beantwortet sind (werden können).
Bei einem Wechsel von Personen ist die Übergabe der Verantwortung für die Verwaltung des jeweiligen Dokuments festzuhalten.
Oftmals ist es erforderlich oder zumindest zu empfehlen, auch den Speicherort des gesamten Datenverbundes an einen Speicherplatz zu verlegen, der nur den neuen Verantwortlichen zugänglich ist.
Kopien der Datensätze mit den bisherigen Datenbeständen können den bisherigen verantwortlichen Personen überlassen werden. Es empfiehlt sich, die jeweiligen ungenutzten Platzhalter durch Passwörter zu sperren.
Mahnungen:
Löschen Sie in Kopien die nicht benutzten Tabellenblätter nicht! Die Dokumente werden ansonsten für eventuelle weitere Auswertungen und Berechnungen unbrauchbar.
Meistens genügt es, die nicht (mehr) benötigten Tabellenblätter auszublenden.
Bitte beachten:
Bitte regeln Sie die Art und Weise, wie Sie die Daten und Dokumente verwalten wollen, immer VOR(!) einer Bestellung (...mehr dazu) einer Einzelversion (...mehr dazu) oder einer Vollversion (...mehr dazu).
Legen Sie die Rollen, Funktionen und Verantwortungen fest, (...mehr dazu).